チームの力で仕事を早く終わらせる5つの法則

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CHRO(最高人事責任者)エバンジェリストの橋本(@yuzo0201)です。

日頃から仕事をしていると早く終わらせることができる人と遅い人がいることが分かる。

その差は日を追うごとに顕著になり、結果も大きく変わってくる。

以前、一緒に働いた会社の社長が言っていました。

「ビジネスの成否を決めるのはスピード。スピードが遅ければ何の意味もない」

かなり極端で強烈なメッセージだと思うけれど、それを実感するシーンを何度も経験してきた。

いかにスピードが大事と言われても、やはり質も大事だ、という意見もある。それも正解。

ただ、それは「環境に大きな変化がなければ」の話。環境が変化しているのに、それに適用せずに質を求めて結果を出すのに時間が掛かっていては、そもそもの質の価値が変わってくる。

幸いなことに今まで仕事を早く終わらせることができる人に出会うことができて、彼らのやり方を学ぶ機会を得ることができました。そのうち5つを紹介します。

New England Patriots at Washington Redskins 08/28/09

チームで仕事を早く終わらせる5つの法則

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①ボールを持たずに手放す。転がし続ける

仕事が遅い人に共通する特徴は「ボールを持ち過ぎる」こと。つまり、仕事を抱え過ぎる、ということ。

仕事が与えられたら、とにかく素早く手放すことを考える。与えられた相手にとにかく早く返す。その時の完成度は30%でも、40%でもいい。返すことで方向性の確認がその都度できるし、その時点でのアドバイスももらえる。

そのアドバイスを元に仕事を前に転がし続けることができる。コミュニケーションをしながら仕事を終わらせていくイメージ。

②ルーティン作業は他の人やシステムに託す。自分でやらないといけないなら時間を決めて一気にやる

作業と仕事は異なる。作業からは創造性は発揮されない。ルーティンになっている作業は人に任せるか、システムで解消できないかを考える。

自分でどうしてもやらなければならなければ、一日の中で時間を決めて一気にやる。出来るだけコピペで終わるように工夫する。

③人をどのように動かすかを意識して発言や行動をする

発言や行動を何となくは決してしない。「それをすることで人にどのような行動して欲しいのか」を意識する。

コミュニケーションをゴールから考えてみると、出てくる発言や行動は変わってくるはず。

④ホウレンソウ「ダヨネ」を意識して行う

仕事をしている人ならホウレンソウは意識している人が多いはず。報告連絡相談だ。

圧倒的に仕事を早く終わらせるにはこれでは足りない。その後ろにくる「ダヨネ」が大事。

ダ、打診
仕事の先を読んで、先に対象者に打診をしておく。「一週間後にこういう話がくるので、こういう準備をしておいて下さいね」

ヨ、予測
決裁権限を持っている人の話を聞いたら、いい話が聞けた、というレベルで終わらせずに、次の展開を予測する。予測に基づいて、先回りして行動を起こす。

ネ、根回し
大きな提案をする時こそ、決裁権限を持っている人に話し了承をもらう。決裁権限を持っている人たちの利害は一定ではないことがほとんど。提案のどの部分が決裁権限を持っている人にとってメリットがあるのかを意識して説明、根回しする。

⑤ゴールに直結するタスクを3つ選び出し、1日の一番最初に一気にやり切る

仕事が遅い人ほど無駄な行動に時間を掛けてしまうことが多い。

朝に深呼吸をして、ゴールは何か?そこに直結する行動は何か?を書き出す。その中から、特に重要なもの、優先順位が高いものを3つ選び出し、朝一番に一気にやり切る。

これをすることで、少なくとも仕事に何かしらの進捗が出る。一週間繰り返すとかなり進めることができる。



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